Om de sturing op de genoemde criteria verder te ontwikkelen en te verbeteren, mede in relatie tot externe ontwikkelingen, hebben wij in 2016 gewerkt aan de volgende activiteiten:

Digitalisering

Informatiebeleid en CIO

De informatiemaatschappij stelt steeds hogere eisen aan de informatievoorziening en het informatiebeleid van de Provincie. Om de IV- en ICT-volwassenheid van de provincie-organisatie naar een hoger plan te tillen is in 2016 voor de periode van twee jaar een waarnemend Chief Information Officer (CIO) aangesteld met een ruime ervaring in rijks- en andere overheidsorganisaties. Eind 2017 zal een definitieve eindevaluatie plaatsvinden alsmede besluitvorming over structurele inbedding van deze taken.
In 2016 is een (ambtelijk) Concern Informatieplan opgesteld voor de jaren 2016-2020 dat aansluit bij het coalitieakkoord en de Agenda voor de Toekomst van de provincie Noord-Holland. In het verlengde van dit plan is de governance op ICT-gebied opnieuw vastgesteld en is een uitvoeringsagenda vastgesteld voor het Concern Informatieplan.

Informatiebeveiliging

Uit een rapportage van de Randstedelijke Rekenkamer bleek dat actie nodig was ter versterking van het terrein van informatiebeveiliging. Hiertoe is in 2016 een centrale Coördinator Informatiebeveiliging aangesteld. Deze heeft een aanvang gemaakt met het omzetten van de afspraken uit de interprovinciale baseline informatiebeveiliging naar PNH-beleid en heeft gezorgd voor het uitvoeren van operationele activiteiten op het gebied van informatiebeveiliging. Dit omvatte o.a. het uitvoeren van enkele activiteiten ter vergroten van de bewustwording onder medewerkers, communicatie op intranet en het afhandelen van beveiligingsmeldingen. In 2017 zal deze functie structureel in de organisatie worden verankerd.

Communicatie

Communicatiestrategie

In 2016 is de nieuwe communicatiestrategie vastgesteld door Gedeputeerde Staten en besproken in de statencommissie. In deze strategie zijn trends en ontwikkelingen op het gebied van communicatie en de ambities uit het coalitieakkoord ‘Ruimte voor groei’ vertaald naar een nieuw kader voor alle communicatie. Het actiever vertellen van het verhaal van de provincie, het communicatiever maken van de organisatie en verbetering van digitale communicatie en dienstverlening zijn daarbij de uitgangspunten. Om beter gebruik te maken van foto’s en video’s is een nieuwe beeldvisie opgesteld. Er wordt steeds meer gecommuniceerd via sociale media. Zo zijn in 2016 ook de weginspecteurs van de provincie begonnen met twitteren. Ook is een start gemaakt met storytelling binnen de organisatie.

Website

De website is in 2016 geheel vernieuwd. Op www.noord-holland.nl, het belangrijkste externe communicatiemiddel, is er meer ruimte voor interactie, participatie en digitale dienstverlening. Zaken die Noord-Hollanders belangrijk vinden zijn makkelijker vindbaar. Ook is de website beter toegankelijk op mobiele apparaten en voldoet de site aan de Webrichtlijnen 2.0, die toezien op een drempelvrije toegankelijkheid van de website, bijvoorbeeld voor senioren, mensen met een visuele of auditieve handicap of mensen met dyslexie.

Intranet

Ook het intranet is vernieuwd. Het intranet is socialer en er is meer ruimte voor digitale samenwerking, zowel binnen de eigen organisatie als met partners. De homepage kan door gebruikers geheel naar eigen wensen worden ingericht.

Personeel en Organisatie

Sociaal jaarverslag

Jaarlijks volgen wij de ontwikkelingen en activiteiten op het gebied van het personeelsbeleid nauwlettend. In het sociaal jaarverslag worden de belangrijkste activiteiten in het afgelopen jaar op het gebied van arbeidsvoorwaarden, opleiding en ontwikkeling, arbeidsmarkt, ziekteverzuim en arbo verwoord, inclusief de onderliggende kengetallen. Met het vaststellen van de begroting 2017 is besloten om over 2016 voor het laatst een sociaal jaarverslag op te stellen, vanaf 2017 zal deze informatie opgenomen worden in het reguliere jaarverslag.

Personele formatie

Op 31 december 2016 waren er 942 medewerkers in dienst van de Provincie Noord-Holland, 469 mannen en 473 vrouwen. Omgerekend naar fulltime dienstverband bedroeg de werkelijke bezetting daarmee 870 fte. De vastgestelde formatie bedroeg op 31 december 2016 totaal 914 fte. Het verschil van 44 fte, zijnde de vacatureruimte, is voornamelijk ingevuld met externe krachten.
In 2016 zijn 28 nieuwe medewerkers ingestroomd en hebben 132 medewerkers de organisatie verlaten, waarvan er 50 zijn uitgestroomd vanwege taakoverheveling naar de regionale uitvoeringsdiensten. Er wordt actief gewerkt aan de bevordering van de interne mobiliteit van medewerkers, onder meer met behulp van een Mobiliteitsplatform. In 2016 zijn 110 medewerkers intern doorgestroomd, waarvan 77 naar een hogere functie.

Integriteit
Dilemma’s maken onderdeel uit van het dagelijks werk. Integriteit is daarom een belangrijk onderwerp om over in gesprek te gaan en te blijven. Bij goed bestuur en goed ambtenaarschap zijn de volgende waarden belangrijk: verantwoordelijkheid, rechtvaardigheid, autonomie, professionaliteit, transparantie, betrouwbaarheid en eerlijkheid. In 2016 is verdere uitvoering gegeven aan de voorgenomen activiteiten die in het ‘Integriteitbeleidsplan 2014 – 2017 Provincie Noord-Holland’ en het  ‘Werkplan Coördinator integriteit 2016 - 2017’ zijn aangegeven. Daarnaast zijn activiteiten verricht in reactie op maatschappelijke en bestuurlijke ontwikkelingen uit 2016. Een voorbeeld hiervan is het overnemen van de bepalingen uit de in april 2016 in werking getreden ‘Wet Huis voor klokkenluiders’. Op het gebied van bewustwording van integriteit en de dialoog over het onderwerp zijn in 2016 tal van activiteiten uitgevoerd, waaronder bewustwordingssessies en workshops met medewerkers en leidinggevenden. In het kader van het in beeld brengen van integriteitrisico’s in werkprocessen zijn inkoop- en aanbestedingsdossiers kritisch beoordeeld en is een begin gemaakt met een risicoanalyse van mogelijke integriteitinbreuken in het werk van ‘verbonden partijen’. In het ‘Jaarverslag Integriteit 2016’ wordt nader in detail verslag gedaan over hoe de provincie vorm geeft aan de verschillende aspecten van integriteit.

Participatiewet

Op 1 januari 2015 is de Participatiewet in werking getreden. Doel van deze wet is mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt naar vermogen deel te laten nemen aan de arbeidsmarkt. De Participatiewet vervangt de wet werk en bijstand. Het IPO (Interprovinciaal overleg) heeft een verdeelsleutel gemaakt naar rato voor alle provincies, waarbij de provincie Noord-Holland de opdracht heeft om vanaf 2015 t/m 2023 stapsgewijs 37 mensen uit deze doelgroep te plaatsen. Voor de uitvoering van de Participatiewet hebben PS besloten om in de begroting vanaf 2015 cumulatief € 300.000 beschikbaar te stellen, dat oploopt tot maximaal € 1.500.000 (vanaf 2019). De Provincie Noord-Holland diende conform de afspraken gemaakt in het Sociaal Akkoord en de verdeelsleutel gemaakt door het IPO tot en met 31 december 2016 in totaal 10,00 FTE aan garantiebanen voor de gespecificeerde doelgroep te creëren. Deze taakstelling is gerealiseerd door het creëren van 11,21 FTE aan garantiebanen voor in totaal 12 personen.

Pilot generatiepact
De verkenning om te komen tot een pilot generatiepact vloeide voort uit de cao afspraak om bij twee provincies (Noord-Holland en Fryslân) een pilot uit te voeren, om de mogelijkheden van een generatiepact te verkennen. De uitgangspunten van een generatiepact zijn het bevorderen van mobiliteit en de instroom van jongeren, het vergroten van duurzame (parttime) inzetbaarheid bij ouderen en het reduceren van de bezetting. In 2015 en 2016 heeft frequent overleg plaatsgevonden tussen de werkgever en de lokale bonden om tot een generatiepact te komen op lokaal niveau. Hier is echter geen overeenstemming in bereikt. Er is op dit moment geen regeling Generatiepact bij de provincie Noord-Holland.

ToekomstAgenda Samen Noord-Holland

De Houtskoolschetsen van de verschillende directies lopen per 1 januari 2017 af. De provincie heeft besloten om te gaan werken aan één ToekomstAgenda voor de hele organisatie. Hierin worden vijf gemeenschappelijke thema’s voor de hele organisatie uitgewerkt: netwerkend samenwerken en participatie, wendbaarheid, innovatie, informatiemaatschappij en professionaliseren. Hierbij is het motto Samen Noord-Holland het uitgangspunt. Samen Noord-Holland staat voor de Noord-Hollandse manier van werken. Deze manier van werken kenmerkt zich door de kernwaarden: van buiten naar binnen, samen, zelfbewust en ruimte geven en ruimte nemen. Door deze manier van werken en denken speelt de provincie op een vanzelfsprekende manier flexibel en snel in op de veranderingen in de maatschappij. Met de ToekomstAgenda wordt deze manier van werken concreet gemaakt en geeft de provincie de Noord-Hollandse invulling aan Kompas 2020. De ToekomstAgenda richt zich eveneens op de periode tot 2020.

Overdracht VTH-plustaken naar omgevingsdiensten

De overheveling van de zogenaamde VTH-plustaken naar de vier omgevingsdiensten in Noord-Holland is in 2016 afgerond. Per 1-1-2016 zijn de VTH-plustaken met uitzondering van de groene taken overgedragen aan de vier omgevingsdiensten in Noord-Holland en zijn de overige SVT taken ondergebracht binnen andere organisatieonderdelen van de provincie. Daarmee werd ook de directie SVT per 1-1-2016 opgeheven. De groene taken zijn per die datum ondergebracht in het Tijdelijk Cluster Groen, van waaruit ze per 1-7-2016 aan de Regionale Uitvoeringsdienst Noord-Holland Noord zijn overgedragen. Het Tijdelijk Cluster Groen is per 1-7-2016 eveneens opgeheven.

Financieel / Inkoop

Kostprijssturing

In 2016 hebben wij verder gewerkt aan het ontwikkelen van integrale kostprijssturing, voornamelijk voor de uitvoerende provinciale taken en projecten. Dit maakt het (binnen grenzen) mogelijk om keuzes te maken over de wijze van uitvoering van projecten in relatie tot de daaraan gekoppelde uitvoeringskosten. Anderzijds leidt het sturen op integrale kostprijs tot extra administratieve lasten, zeker nu de wijzigingen in het BBV voorschrijven dat met ingang van 2017 alle overheadkosten op een apart taakveld begroot en verantwoord moeten worden.
Samenhangend met kostprijssturing is in 2016 een start gemaakt met de wijze van sturen op de benodigde capaciteit voor projecten. De capaciteitsbehoefte van projecten fluctueert maar kent doorgaans wel een stabiele basis/ondergrens. Voor een (kosten)efficiënte uitvoering is het daarom wenselijk een goede afweging te kunnen maken tussen de inzet van vaste (interne) capaciteit en flexibele (externe) capaciteit.
Voor het beheer en de uitvoering van (voornamelijk) infrastructurele projecten geldt dat de sturing op integrale kostprijs hand in hand gaat met een andere marktbenadering: meer 'over te laten' aan de markt. Dit krijgt vorm door te werken met geïntegreerde contracten (meerdere bouwfasen in een keer contracteren) en het inrichten van grote, meerjarige gebiedscontracten voor vast en variabel onderhoud. In 2016 is het tweede gebiedscontract (Midden-Noord) gegund en de derde bevindt zich inmiddels in de aanbestedingsfase (Gooi- en Vechtstreek).
Bij het verlenen van subsidies wordt gebruik gemaakt van het middel van indicatieve kostprijsberekening. Met dit middel wordt inzichtelijk gemaakt wat de geraamde uitvoeringskosten zijn inzake het verlenen van subsidies.

Vennootschapsbelasting

Per 1 januari 2016 geldt de Wet vennootschapsbelasting ook voor overheidsondernemingen. Dit betekent dat als de provincie ‘winst’ of structureel overschotten behaalt met activiteiten die concurreren met de markt, er vanaf 2016 vennootschapsbelasting over deze ‘winst’ moet worden betaald. Hiermee wil de regering tegemoet komen aan een formeel onderzoek door de Europese Commissie naar mogelijke staatssteunaspecten in de oude wetgeving. Om de gevolgen van de nieuwe fiscale wetgeving nauwkeurig in kaart te brengen, is door de provincie met behulp van externe deskundigen een inventarisatie uitgevoerd. Hierbij is vastgesteld dat de provincie Noord-Holland op dit moment geen activiteiten heeft, die met ingang van 2016 in de heffing van vennootschapsbelasting dienen te worden betrokken. Over het jaar 2016 kan aangifte vennootschapsbelasting achterwege blijven. De provincie zal ieder jaar bestaande en nieuwe activiteiten (her)beoordelen en bepalen of er activiteiten zijn die in de heffing van vennootschapsbelasting dienen te worden betrokken. Op deze manier borgt de provincie haar wettelijke verantwoordelijkheden.

Inkoop en aanbesteding

In 2016 is het provinciale inkoopbeleid (2013-2016) afgelopen. Er is gestart met het maken van een nieuw inkoopbeleid. Het nieuwe beleid zal de richting van het beleid 2013-2016 grotendeels behouden en zal daarmee vooral een actualisering of herijking van het bestaande beleid zijn. Het nieuwe inkoopbeleid wordt in het voorjaar 2017 vastgesteld. Op het gebied van Social Return is besloten dit toe te gaan passen op de Europees aan te besteden contracten voor Diensten. Vanaf 1 januari 2017 zijn ook de Europees aan te besteden contracten van Werken hieraan toegevoegd.  In 2016 is de samenwerking op het gebied van Inkoop met de P4 collega provincies geïntensiveerd. Er wordt gewerkt aan gezamenlijk aanbesteden, kennisuitwisseling, eenduidige processen en systemen. In 2016 is de herziene aanbestedingswet van  kracht geworden. Deze is tijdig geïmplementeerd in de provinciale organisatie. In 2016 is opnieuw de 100% duurzaam inkopen doelstelling behaald en werd de kennis en ervaring op duurzaam inkopen verdiept. De provincie Noord Holland was op 8 december 2016 een van de eerste 3 provincies die het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen tekende.

Subsidies

Op het terrein van subsidies is in 2016 de pilot digitale subsidieverlening beëindigd en is besloten over te gaan tot digitale subsidieaanvragen. In 2017 wordt dit voor alle subsidieaanvragen geïmplementeerd.

Archief

De provinciearchivaris heeft in 2016 de opvolging van zijn aanbevelingen uit het inspectierapport 2015 onderzocht en hierover begin 2017 gerapporteerd. Zijn belangrijkste conclusie is dat de organisatie na het verschijnen van de rapportage in 2015 vrijwel alle aanbevelingen heeft opgepakt, enkelen daarvan heeft gerealiseerd of daarmee flink op weg is, maar een aantal nog niet volledig ten uitvoer is gebracht. De situatie van het archief – en informatiebeheer is daarmee verbeterd, maar behoeft de blijvende aandacht van bestuur en management. Gedeputeerde Staten hebben maatregelen getroffen die op termijn ook de resterende risico’s zullen wegnemen. De overeenkomst met de provinciearchivaris liep af per 1 juni 2016. Deze heeft de afgesproken werkzaamheden, de hiervoor genoemde opvolging, daarna nog afgerond. Per 1 maart 2017 is de nieuwe provinciearchivaris benoemd. Dit is de directeur van het Noord-Hollands Archief.

Planning en Control

Planning en Controlcyclus

In 2016 is een start gemaakt om in gesprek met Provinciale Staten (rekeningcommissie) verder na te denken over de gewenste doorontwikkelingen en digitalisering van de documenten in de planning- en controlcyclus. In 2017 zal dit verder worden vervolgd.
Wijzigingen verslaggevingsregels Besluit Begroting en Verantwoording (BBV)
In 2016 is veel aandacht uitgegaan naar de implementatie van de nieuwe BBV-regels in de diverse planning- en control documenten en administratie. Naast vele aanpassingen in de administratie en de financiële processen heeft dit geleid tot de volgende zichtbare aanpassingen in de diverse P&C-documenten:

• Er is een taakveldenraming opgesteld
• Aan de programma’s is informatie toegevoegd m.b.t. verbonden partijen
• De kosten van overhead zijn apart in beeld gebracht in het programma financiën
• De rentetoerekening is gewijzigd
• Er is een reserve kapitaallasten ingesteld om de effecten op te vangen van het niet meer vervroegd of ineens mogen afschrijven van investeringen met maatschappelijk nut. Hierdoor kon deze wetswijziging zonder financiële gevolgen voor de provincie worden verwerkt.
• In het financiële deel van de begroting is een geprognosticeerde balans opgenomen

Voor de in 2016 opgestelde begroting 2017 heeft onze toezichthouder (BZK) inmiddels een positief oordeel gegeven. In IPO-verband wordt overlegd over de invoering van gezamenlijk te bepalen beleidsindicatoren met ingang van de begroting 2018.

Webversie van de begroting

In lijn met de intentie van PS om digitaler te werken, is ook in 2016 van P&C documenten een webversie ontwikkeld waarin alle informatie, die ook in de boekversie is te vinden, op een voor diverse digitale media toegankelijke wijze wordt ontsloten. Daarnaast zijn in de webversie publieksvriendelijke onderdelen toegevoegd in de vorm van verduidelijkende grafieken en filmpjes. Deze versie is te vinden op http://financien.noord-holland.nl/

In control statement / Koersen op Control

In 2016 is het in 2015 vastgestelde beleidsplan Koersen op Control (KoC) verbonden aan de ToekomstAgenda, nu Samen Noord-Holland. KoC draagt eraan bij dat de provincie actief haar omgeving monitort, de relevantie van die ontwikkelingen voor de provincie bepaalt, mogelijke risico’s (en kansen) inschat en de vraag beantwoordt of en zo ja hoe wij onze kritische bedrijfsprocessen hieraan moeten aanpassen.  Om Samen Noord-Holland een succes te maken is onder meer een goed fundament nodig. KoC zorgt ervoor dat dit fundament er komt en blijft, met andere woorden dat de basis permanent op orde is. Dit programma dient in 2019 afgerond te zijn zodat de organisatie in staat is om vanaf dat moment in control statements af te geven.

Juridische risico’s

De accountant heeft in het verleden geadviseerd meer aandacht te besteden aan juridische risico’s en hiertoe één gecentraliseerde juridische risicorapportage te ontwikkelen. Ter uitvoering van die aanbeveling worden de gerechtelijke procedures waarin de provincie is betrokken centraal bijgehouden en voorzien van omvang, kans en impact van het financiële risico. De uitkomsten hiervan worden verwerkt in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicomanagement. In 2016 heeft de interne auditdienst een rapport opgeleverd over de juridische control. In dat rapport wordt vastgesteld dat er bij de provincie een groot aantal beheersmaatregelen zijn genomen die de juridische risico's beperken. In de audit zijn geen grote risico's aan het licht gekomen die direct om maatregelen vragen. Tegelijkertijd is wel vastgesteld dat er geen sluitend samenhangend beleid is dat is gericht op het juridisch in control komen. De aanbeveling om juridische control verder in de organisatie te implementeren in het kader van de implementatie van koersen op control is overgenomen. Op dit moment is als onderdeel van het programma Koersen op Control een begin gemaakt met het uitwerken van het beginsel legitimiteit dat vooral ook relevant is voor juridische control.