De onderstaande apparaatskosten vertegenwoordigen de totale kosten van de bedrijfsvoering. Dit betreft onder andere de kosten voor personeel, ICT en facilitaire zaken. Onderdeel van de materiële kosten zijn de kapitaallasten van de nieuwe kantoorpanden aan het Houtplein en de Dreef over een periode van 25 jaar, waarvan een deel direct ten laste komt van de reserve huisvesting.
De apparaatskosten zijn in 2016 met een bedrag van € 4.651.536 onderschreden. De apparaatskosten zijn als volgt verdeeld naar een personele en materiële component:

De totale onderschrijding op apparaatskosten bestaat uit € 2,17 miljoen onderbesteding op personele kosten (2,7% onderbesteding) en € 2,48 miljoen onderbesteding op materieel budget (7,5% onderbesteding)
De onderschrijding op personeel budget is het gevolg van :

• Door PS is voor 2016 een bedrag van € 600.000 beschikbaar gesteld voor de realisatie van onze participatiewet-doelstelling. Daarvoor zouden ultimo 2016 in totaal 10 mensen geplaatst worden die voldoen aan de doelstelling van deze wet. Doordat we het voortouw hebben genomen in de benadering van de arbeidsmarkt hebben we voor 12 personen een plek gecreëerd (11,21 fte) voor een lager bedrag. Daardoor is er van het beschikbaar gestelde geld € 266.000 overgebleven ;
• In het kader van de ontwikkeling van de organisatie zijn niet alle formatieplaatsen ingevuld met eigen personeel, mede in verband met de nog te realiseren taakstelling op personele apparaatskosten in 2017. Daardoor zijn de loonkosten lager geweest dan geraamd. De meest urgent openstaande formatieplaatsen zijn ingevuld door externe inhuur. Per saldo is sprake van € 1,6 miljoen lagere kosten ;
• Voor mobiliteitsbevorderende maatregelen voor het personeel is € 0,14 miljoen minder uitgegeven dan begroot, onder andere doordat het aantal aangewezen medewerkers sneller is gedaald dan was voorzien;
• Het niet volledig benutten van de beschikbare opleidingsbudgetten. Ondanks het feit dat in de persoonlijke ontwikkelingsgesprekken met medewerkers veel aandacht wordt besteed aan dit onderwerp is het beschikbare budget niet volledig besteed (verschil € 0,19 miljoen).

De onderschrijding op materieel budget is grotendeels te verklaren doordat :

• Bij de begroting, achteraf gezien, een te groot ‘planningsoptimisme’ is gehanteerd voor de realisatie van het I&I-portfolio. Een aantal informatie- en ICT-projecten zijn wel gestart, maar niet volledig tot uitvoering gekomen (verschil € 1,47 miljoen) ;
• De geplande uitvoering van de doorontwikkeling van de P&C-cyclus heeft vertraging opgelopen. De uitvoering van de roadmap voor de aanpassing van SAP is eind 2016 wel gestart, maar loopt door in 2017 (verschil € 0,28 miljoen) ;
• Met de gemeente Haarlem is afgesproken dat de provincie een bijdrage betaalt van € 350.000 voor de aanpassingen aan de Dreef. Omdat de werkzaamheden nog niet door de gemeente Haarlem zijn gestart, heeft de geraamde betaling nog niet plaatsgevonden.

De verdeling van de apparaatskosten over de programma’s heeft voor een groot deel plaatsgevonden op basis van tijdschijfgegevens van het ambtelijk apparaat. Daarnaast is in 2016 voor een bedrag van € 6,47 miljoen doorbelast aan investeringskredieten, terwijl in de begroting was uitgegaan van € 5,2 miljoen. Dit leidt tot een aanvullend exploitatievoordeel van € 1,27 mln. In verband met de interne doorbelasting van overhead aan kosten van externen in het kostprijssturingsmodel is per saldo een niet geraamd bedrag van € 1,6 miljoen ten gunste van het resultaat gekomen. Een deel van de apparaatskosten wordt gedekt uit reserves. Het betreft de reserves Huisvesting, Organisatieveranderingen, Vervanging ICT-apparatuur, Bedrijfsvoering, GO-gelden. Begroot is dat een bedrag van € 3,45 miljoen zou worden gedekt. Doordat de werkelijke kosten ten laste van deze reserves € 0,55 miljoen lager zijn geweest, is er in 2016 ook € 0,55 miljoen minder onttrokken uit de reserves. Het totaal resultaat op de apparaatskosten (vóór mutaties reserves) bedraagt daardoor € 7,5 miljoen. Zoals is bepaald bij de instelling van de reserve Bedrijfsvoering is hiervan € 2 miljoen, zijnde de onderschrijding op materiële apparaatskosten, gestort in de reserve Bedrijfsvoering.